“Procurement là quá trình mua sắm và tiếp nhận hàng hoá, dịch vụ và công việc cần thiết cho một tổ chức. Qua việc tối ưu hóa chi phí, thời gian và chất lượng, procurement đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hoạt động hiệu quả của doanh nghiệp.”

1. Procurement là gì?

Procurement là quá trình mua sắm và cung cấp các sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ và công nghệ cho một tổ chức hoặc doanh nghiệp. Quá trình này bao gồm việc tìm kiếm nhà cung cấp, đánh giá và chọn lựa nhà cung cấp phù hợp, thương thảo hợp đồng và quản lý quan hệ với nhà cung cấp.

Procurement không chỉ đơn thuần là việc mua sắm, mà nó còn liên quan đến việc xác định nhu cầu của tổ chức, lập kế hoạch chi tiêu, kiểm soát nguồn lực tài chính và quản lý rủi ro trong quá trình mua sắm. Mục tiêu của procurement là đảm bảo rằng tổ chức có đủ nguồn tài nguyên để hoạt động hiệu quả và duy trì sự phát triển bền vững.

Tại sao Procurement quan trọng?

• Giúp tiết kiệm chi phí: Procurement giúp tổ chức tìm kiếm những nguồn hàng giá rẻ nhưng chất lượng tốt nhất, từ đó giảm thiểu chi phí mua sắm và cải thiện lợi nhuận.
• Đảm bảo chất lượng: Procurement đảm bảo rằng các sản phẩm và dịch vụ được cung cấp đáp ứng các tiêu chuẩn chất lượng của tổ chức.
• Quản lý rủi ro: Procurement giúp tổ chức quản lý và giảm thiểu rủi ro trong quá trình mua sắm, bằng cách kiểm tra và đánh giá nhà cung cấp, thương thảo hợp đồng và xây dựng quan hệ tốt với nhà cung cấp.
• Tăng tính linh hoạt: Procurement cho phép tổ chức có khả năng thay đổi nhà cung cấp nhanh chóng khi có nhu cầu hoặc khi gặp vấn đề với nhà cung cấp hiện tại.

2. Quy trình Procurement

2.1. Xác định nhu cầu và lập kế hoạch

Quy trình procurement bắt đầu bằng việc xác định nhu cầu của tổ chức và lập kế hoạch để đáp ứng nhu cầu đó. Điều này bao gồm việc xác định các mặt hàng hoặc dịch vụ cần mua, xác định số lượng, chất lượng và thời gian cần thiết.

2.1.1. Xác định nhu cầu

Trong quá trình này, tổ chức phải xác định rõ ràng những mặt hàng hoặc dịch vụ mà họ cần mua để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của mình. Việc xác định nhu cầu này sẽ giúp tổ chức tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp.

2.1.2. Lập kế hoạch

Sau khi đã xác định được nhu cầu, tổ chức tiến hành lập kế hoạch để chuẩn bị cho quá trình procurement. Kế hoạch này sẽ bao gồm việc xác định nguồn tài chính, xác định thời gian cần thiết để hoàn thành quá trình procurement, và lập danh sách các bước cần thực hiện.

2.2. Tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi đã xác định nhu cầu và lập kế hoạch, tổ chức tiến hành tìm kiếm và lựa chọn nhà cung cấp phù hợp để mua hàng hoặc sử dụng dịch vụ. Quá trình này bao gồm việc tìm hiểu về các nhà cung cấp có sẵn trên thị trường, so sánh giá cả và chất lượng sản phẩm/dịch vụ của từng nhà cung cấp.

2.2.1. Tìm kiếm nhà cung cấp

Trong quá trình này, tổ chức tiến hành tìm hiểu về các nhà cung cấp có sẵn trên thị trường để xem liệu có những nhà cung cấp nào phù hợp với nhu cầu của mình hay không. Việc tìm kiếm này có thể được thực hiện thông qua việc tra cứu thông tin trên internet, liên hệ với các công ty môi giới hoặc yêu cầu giới thiệu từ người quen.

2.2.2. Lựa chọn nhà cung cấp

Sau khi đã tìm hiểu về các nhà cung cấp, tổ chức tiến hành so sánh giá cả và chất lượng sản phẩm/dịch vụ của từng nhà cung cấp để lựa chọn nhà cung cấp phù hợp nhất. Quá trình này có thể bao gồm việc yêu cầu báo giá từ các nhà cung cấp, tham khảo ý kiến từ các bên liên quan và đánh giá các tiêu chí khác nhau để đưa ra quyết định cuối cùng.

3. Sự khác biệt giữa Purchasing và Procurement là gì?

Purchasing

Purchasing là quá trình mua hàng hoặc dịch vụ từ nguồn cung cấp bên ngoài để đáp ứng nhu cầu của công ty. Nhiệm vụ chính của phòng mua hàng là tìm kiếm, lựa chọn và mua các sản phẩm và dịch vụ với giá tốt nhất, chất lượng cao nhất và thời gian giao hàng hợp lý.

Procurement

Procurement là quá trình tổ chức, quản lý và kiểm soát việc mua sắm hàng hóa hoặc dịch vụ trong toàn bộ chuỗi cung ứng của công ty. Nó bao gồm việc xác định nhu cầu, tìm kiếm nguồn cung ứng, đàm phán hợp đồng, quản lý rủi ro và theo dõi hiệu suất của các nhà cung cấp.

Sự khác biệt chính giữa Purchasing và Procurement là Purchasing tập trung vào việc mua hàng hoặc dịch vụ từ nguồn cung ứng bên ngoài, trong khi Procurement liên quan đến toàn bộ quy trình mua sắm và quản lý cung ứng trong công ty.

4. Những kỹ năng quan trọng nhất của một Procurement

Một Procurement cần có những kỹ năng sau:

1. Kỹ năng đàm phán:

• Procurement cần có khả năng đàm phán để đạt được giá tốt nhất và điều khoản hợp lý với các nhà cung cấp.

2. Kỹ năng quản lý thời gian:

• Procurement phải biết quản lý thời gian hiệu quả để đảm bảo việc mua sắm được hoàn thành đúng thời hạn.

3. Kỹ năng phân tích:

• Procurement cần có khả năng phân tích dữ liệu và thông tin để đưa ra quyết định mua hàng chính xác và hiệu quả.

4. Kỹ năng giao tiếp:

• Procurement cần có khả năng giao tiếp tốt để liên lạc với các bên liên quan, bao gồm các nhà cung cấp, các bộ phận khác trong công ty và khách hàng.

Những kỹ năng này đóng vai trò quan trọng trong việc thành công của một Procurement và giúp họ thực hiện tốt các nhiệm vụ liên quan đến mua sắm và quản lý cung ứng.

5. Nghề Procurement tại Việt Nam thường làm cho các loại hình doanh nghiệp nào?

5.1 Các công ty sản xuất

Nghề Procurement tại Việt Nam thường được thực hiện trong các công ty sản xuất, bao gồm cả các nhà máy lớn và nhỏ. Công việc của người làm Procurement trong các công ty sản xuất là đảm bảo việc cung ứng vật liệu, thiết bị và dịch vụ cần thiết để hoạt động sản xuất diễn ra suôn sẻ. Họ phải tìm kiếm nhà cung cấp, đàm phán hợp đồng mua hàng và quản lý quá trình giao hàng.

5.2 Các công ty dịch vụ

Ngoài các công ty sản xuất, ngành Procurement cũng tồn tại trong các công ty dịch vụ. Các công ty này có thể hoạt động trong lĩnh vực IT, tài chính, marketing hay logistic. Với vai trò Procurement, nhân viên sẽ phải tìm kiếm và mua sắm các dịch vụ cần thiết để hỗ trợ hoạt động của công ty.

6. Các vị trí Procurement phổ biến

Có nhiều vị trí Procurement phổ biến mà người ta thường tìm kiếm trong lĩnh vực này. Dưới đây là một số ví dụ:

6.1 Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer)

• Tìm kiếm và đánh giá nhà cung cấp
• Thực hiện đàm phán hợp đồng mua hàng
• Quản lý quá trình giao hàng và thanh toán

6.2 Chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager)

• Lập kế hoạch và điều phối việc cung ứng vật liệu, thiết bị và dịch vụ
• Đảm bảo sự liên tục trong chuỗi cung ứng
• Xử lý các vấn đề xuất hiện trong quá trình cung ứng

6.3 Giám đốc Procurement (Procurement Director)

• Lãnh đạo và quản lý toàn bộ hoạt động Procurement của công ty
• Phát triển chiến lược Procurement dài hạn cho công ty
• Đảm bảo việc tiết kiệm chi phí và tối ưu hóa quá trình mua hàng

7. Mức lương các vị trí Procurement

Mức lương của các vị trí Procurement tại Việt Nam thường được xác định dựa trên nhiều yếu tố, bao gồm kinh nghiệm làm việc, trình độ học vấn và quy mô công ty. Dưới đây là một số khoảng mức lương thường thấy:

7.1 Nhân viên mua hàng (Purchasing Officer)

Mức lương cho nhân viên mua hàng thường dao động từ 8 triệu đến 15 triệu VND/tháng.

7.2 Chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng (Supply Chain Manager)

Mức lương cho chuyên viên quản lý chuỗi cung ứng có thể từ 15 triệu đến 30 triệu VND/tháng.

7.3 Giám đốc Procurement (Procurement Director)

Mức lương của giám đốc Procurement có thể cao hơn, từ 30 triệu VND/tháng trở lên, tuỳ thuộc vào quy mô và ngành nghề của công ty.

8. Mẫu mô tả công việc Procurement cho nhà máy lớn

Dưới đây là một mẫu mô tả công việc Procurement cho vị trí nhân viên mua hàng trong một nhà máy lớn:

8.1 Mô tả công việc

• Tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp phù hợp
• Thực hiện đàm phán hợp đồng mua hàng và thỏa thuận điều khoản
• Quản lý quá trình giao hàng và thanh toán, đảm bảo tuân thủ hợp đồng
• Theo dõi và đánh giá hiệu suất của các nhà cung cấp
• Xử lý các vấn đề phát sinh trong quá trình mua hàng

8.2 Yêu cầu công việc

• Có kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực Procurement, ưu tiên trong ngành sản xuất hoặc logistics
• Am hiểu về quy trình mua hàng và chuỗi cung ứng
• Kỹ năng giao tiếp tốt để có thể đàm phán và làm việc với các nhà cung cấp
• Kỹ năng quản lý thời gian và làm việc độc lập
• Trình độ tiếng Anh tốt

Trên thực tế, procurement là quá trình mua sắm và tìm kiếm nhà cung cấp chất lượng với giá cả hợp lý. Qua đó, nó đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo nguồn cung ứng liên tục và hiệu quả cho doanh nghiệp. Điều này giúp tối ưu hóa chi phí và nâng cao chất lượng sản phẩm, từ đó tạo ra lợi thế cạnh tranh trong thị trường kinh doanh.